오프라인 팬미팅 기획과 진행 후기 – 시청자를 직접 만나다

안녕하세요, 팬미팅기획자입니다. 올해 초에 처음으로 오프라인 팬미팅을 진행했는데요, 온라인으로만 소통하던 시청자분들을 실제로 만나니까 정말 감동적이었어요. 하지만 기획 과정은 생각보다 훨씬 복잡하고 힘들었습니다. 오늘은 팬미팅을 준비하면서 겪었던 과정과 당일 진행 후기를 솔직하게 공유해볼게요. 팬미팅을 고민하시는 분들에게 도움이 됐으면 합니다.

팬미팅을 하게 된 계기

시청자분들이 1년 넘게 "오프라인에서 한번 만나고 싶다"는 말씀을 해주셨어요. 저도 마음은 있었는데 솔직히 겁이 났습니다. "사람이 안 오면 어떡하지", "진행을 못하면 어떡하지", "사고가 나면 어떡하지" 이런 걱정 때문에 계속 미뤘었어요. 그런데 방송 2주년을 맞아서 용기를 내서 해보기로 했습니다. 결론부터 말하면, 걱정의 80%는 기우였어요. 물론 준비를 철저히 했기 때문이기도 하지만요.

장소 선정 – 가장 중요한 첫 단계

장소 선정에 가장 많은 시간을 썼어요. 고려해야 할 요소가 많더라고요. 접근성(교통편이 좋은 곳), 수용 인원(너무 크면 썰렁하고 너무 작으면 답답), 비용, 주차 가능 여부, 음향 시설 등을 종합적으로 따졌습니다. 저는 서울 홍대 근처의 카페 공간을 대관했어요. 수용 인원 40명 정도의 아담한 공간이었는데, 가격은 4시간에 30만 원이었습니다. 음향 시설이 기본으로 있어서 별도 장비를 안 가져가도 돼서 좋았어요. 장소는 최소 2개월 전에 예약하는 게 좋습니다. 인기 있는 곳은 금방 차거든요.

참여 인원 모집과 관리

참여 인원을 어떻게 모집할지도 고민이 많았어요. 완전 개방으로 하면 인원 예측이 안 되고, 사전 신청을 받으면 노쇼(no-show) 위험이 있고요. 저는 사전 신청제로 진행했는데, 구글 폼으로 신청서를 받고 선착순 30명을 모집했습니다. 신청 시 이름, 연락처, 닉네임을 받았고, 참가비로 1만 원을 받았어요. 참가비를 받은 이유는 노쇼 방지 목적이 가장 컸고, 이 돈은 전부 팬미팅 비용(다과, 기념품 등)에 사용했습니다. 결과적으로 30명 중 27명이 참석했는데, 3명은 사전에 못 온다고 연락이 와서 환불 처리했어요. 노쇼는 0명이었습니다.

당일 프로그램 구성

4시간짜리 팬미팅의 프로그램을 짜는 게 가장 고민이었어요. 너무 빽빽하면 부담스럽고, 너무 느슨하면 지루하거든요. 제가 구성한 타임테이블을 공유할게요. 첫 30분은 입장 및 자유 대화 시간. 서로 인사하고 자리 잡는 시간이에요. 다음 30분은 자기소개 시간. 한 명씩 간단하게 닉네임과 방송을 보게 된 계기를 말해요. 다음 1시간은 미니게임 타임. 밸런스 게임, 퀴즈, 단체 게임 등을 진행했어요. 다음 30분은 자유 질의응답. 시청자분들이 궁금한 걸 물어보는 시간이에요. 다음 30분은 포토타임. 단체 사진, 개별 사진을 촬영합니다. 마지막 1시간은 자유 시간. 다과 먹으면서 자유롭게 대화하는 시간이에요.

미니게임 준비 – 분위기를 살리는 핵심

팬미팅에서 가장 반응이 좋았던 건 미니게임이었어요. 온라인에서 하던 게임을 오프라인으로 옮겨왔는데, 직접 만나서 하니까 흥미가 배가 되더라고요. 제가 준비한 게임은 세 가지였어요. 첫째, 방송 퀴즈. 제 방송에 관한 퀴즈를 내서 맞추는 건데, "이 방송에서 가장 많이 한 게임은?" "제가 방송에서 가장 자주 하는 말은?" 같은 문제예요. 이걸 맞추면서 서로 웃고 떠드는 게 정말 재밌었습니다. 둘째, 팀 대항 밸런스 게임. 두 팀으로 나눠서 주제별로 토론하는 건데, 오프라인이니까 열기가 대단했어요. 셋째, 경품 추첨. 마지막에 추첨으로 제가 사인한 굿즈를 드렸는데, 당첨된 분들이 정말 기뻐하시더라고요.

예산 계획과 실제 비용

예산이 가장 현실적인 고민이었는데, 실제로 쓴 비용을 공유할게요. 장소 대관비 30만 원, 다과 및 음료 15만 원, 기념품(스티커, 포토카드 등) 10만 원, 경품 5만 원, 기타(현수막, 소품 등) 5만 원. 총 65만 원 정도 들었어요. 참가비 수입이 27만 원이니까 실제 부담은 약 38만 원이었습니다. 솔직히 적은 돈은 아니지만, 시청자분들의 반응을 생각하면 충분히 가치 있는 투자였어요. 예산이 부담되시는 분은 더 작은 규모(10명 내외)로, 카페에서 다과 미팅 형식으로 하는 것도 좋은 방법이에요.

당일 진행하면서 느낀 점들

실제로 시청자분들을 만나니까 정말 신기했어요. 채팅으로만 보던 닉네임이 실제 사람이 되어 눈앞에 있으니까요. 한 분은 "항상 방송 보면서 힘든 일 잊었다"며 울먹이시기도 해서 저도 감동받았습니다. 진행하면서 느낀 팁을 공유하자면, 첫째로 모든 참석자에게 동등하게 관심을 주세요. 특정 사람과만 대화하면 다른 분들이 소외감을 느껴요. 둘째로 진행은 여유 있게 하세요. 타임테이블에 너무 얽매이면 경직된 분위기가 됩니다. 셋째로 사진은 많이 찍어두세요. 나중에 추억이 됩니다. 큰손탐지기로 평소에 열성적인 시청자 데이터를 파악해두면 팬미팅에서 특별한 감사 인사를 드릴 수 있어서 좋아요.

안전과 개인 정보 보호

팬미팅에서 가장 신경 쓴 부분이 안전이에요. 참석자 전원의 연락처를 확보하고, 응급 상황 대비 계획도 세워놨었어요. 그리고 개인 정보 보호도 중요합니다. 사진 촬영 시 "SNS 업로드 동의"를 사전에 확인했고, 비동의자는 모자이크 처리하기로 약속했어요. 또 참석자 간 연락처 교환은 자유이지만, 비동의자의 정보를 공유하는 건 금지했습니다. 이런 사전 안내 덕분에 큰 문제 없이 진행할 수 있었어요.

팬미팅 후 변화 – 커뮤니티가 더 끈끈해졌다

팬미팅을 하고 나서 커뮤니티 분위기가 확 달라졌어요. 오프라인에서 만나고 나니까 온라인에서도 더 친하게 대화하더라고요. 팬미팅에 참석하지 못한 분들도 "다음엔 꼭 가겠다"며 더 적극적으로 활동하게 됐고요. 방송 시청자 수도 팬미팅 이후 소폭 증가했습니다. 가장 좋았던 건 시청자분들의 후기예요. "진짜 와서 좋았다", "다음에도 꼭 해주세요" 이런 메시지를 받으면 방송하는 보람이 느껴지거든요. 연 1~2회 정도는 꼭 하려고 계획하고 있습니다.

마무리 – 망설이지 말고 도전해보세요

오프라인 팬미팅은 준비가 귀찮고 돈도 들지만, 그만한 가치가 있는 행사예요. 꼭 거창하게 안 해도 돼요. 10명이서 카페 모임을 해도 충분히 의미 있습니다. 중요한 건 시청자분들을 직접 만나서 감사의 마음을 전하고, 서로의 존재를 확인하는 거예요. 이 글이 팬미팅을 고민하시는 분들에게 용기가 됐으면 좋겠습니다. 감사합니다!